Wat is een workflow? Uitleg voor MKB zonder IT-achtergrond
Het woord "workflow" valt in elke vergadering over automatisering. Maar wat bedoelen we er precies mee? En hoe zet je een workflow in om je bedrijf efficiënter te laten draaien? Uitleg zonder vakjargon.
De simpelste definitie
Een workflow is een vaste reeks stappen die wordt doorlopen om een taak af te ronden. Dat klinkt abstract, maar je gebruikt ze al de hele dag.
2. Bepalen of het dringend is
3. Antwoord opstellen
4. Versturen
5. Eventueel een taak aanmaken voor opvolging
Dat is een workflow. Het verschil met een willekeurige aanpak is dat de stappen altijd in dezelfde volgorde plaatsvinden. Elke keer. Dat maakt het voorspelbaar en herhaalbaar.
Workflow vs. proces: wat is het verschil?
De termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar er zit een nuance in:
| Begrip | Betekenis | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Proces | Het geheel van activiteiten om een doel te bereiken | "Klant onboarden" |
| Workflow | De concrete stappen en volgorde binnen dat proces | "Contract ondertekenen → welkomstmail sturen → toegang verlenen → kick-off plannen" |
Een proces is het wat. Een workflow is het hoe. Automatisering werkt op het niveau van de workflow: je automatiseert de stappen, niet het doel.
Handmatige vs. geautomatiseerde workflows
Een handmatige workflow bestaat uit stappen die mensen uitvoeren. Een geautomatiseerde workflow bestaat uit stappen die software uitvoert, al dan niet met een menselijke tussenkomst op bepaalde punten.
Het beste voorbeeld van een volledig handmatige workflow: een nieuwe medewerker instromen. Iemand moet een e-mailadres aanmaken, een laptop bestellen, toegang regelen tot systemen, een welkomstpakket samenstellen. Vijftien stappen, allemaal handmatig.
Een geautomatiseerde versie: HR vult een formulier in met de naam en startdatum. Het systeem doet de rest automatisch. Medewerker aangemaakt in alle systemen, welkomstmail verstuurd, agenda geblokt voor de eerste dag.
Vuistregel: Als een workflow meer dan vijf keer per maand doorlopen wordt en de stappen altijd hetzelfde zijn, is automatisering vrijwel altijd de moeite waard.
Welke workflows zijn er in een typisch MKB-bedrijf?
Vrijwel elk bedrijf heeft workflows op deze gebieden:
- Sales: lead binnenkomen, kwalificeren, offerte sturen, opvolgen, contract sluiten
- Klantbeheer: onboarding, rapportages, contractverlenging, offboarding
- Financieel: facturen aanmaken, versturen, betalingen opvolgen
- Intern: medewerkers onboarden, verlofverzoeken, bestellingen goedkeuren
- Communicatie: nieuwsbrief versturen, klachten afhandelen, reviews opvragen
Hoe begin je?
De eerste stap is een workflow in kaart brengen voordat je automatiseert. Schrijf op papier: wat is de aanleiding (trigger), welke stappen volgen, wie is er bij betrokken en wat is het eindresultaat?
Als je die stappen helder hebt, kun je bepalen welke handmatig moeten blijven en welke geautomatiseerd kunnen worden. Dat is de basis van elk goed automatiseringsproject.
Wil je weten welke workflows in jouw bedrijf geschikt zijn voor automatisering? Lees: Hoe weet je of iets automatiseerbaar is? Gebruik deze 5 vragen.
Welke workflows lopen er in jouw bedrijf?
In een gratis gesprek kijk ik samen met je naar de workflows die het meeste tijd kosten. Wat er geautomatiseerd kan worden en wat het oplevert.