Hoe weet je of iets automatiseerbaar is? Gebruik deze 5 vragen.
Niet elk proces is de moeite waard om te automatiseren. Sommige dingen zijn te uniek, te zeldzaam of te klein. Gebruik deze vijf vragen om in tien minuten te bepalen of een proces in aanmerking komt.
Waarom niet alles automatiseerbaar is
Een veelgemaakte fout is denken dat automatisering altijd beter is dan handmatig. Dat klopt niet. Een klantgesprek automatiseren is geen goed idee. Een creatief beslisproces ook niet. Maar het herhaaldelijk overzetten van data van systeem A naar systeem B? Dat is precies het soort werk waar je nooit meer naar om hoeft te kijken.
De vijf vragen hieronder helpen je te onderscheiden wat wél en wat niet in aanmerking komt.
De 5 vragen
Automatisering werkt het best op processen die voorspelbaar zijn. Als je elke maandag hetzelfde doet, is dat een kandidaat. Als elke situatie anders is en menselijk oordeel vereist, is het dat niet. Ja op deze vraag = goed teken.
Dit is de meest voorkomende verspilling die ik tegenkom. E-mail ontvangt een aanvraag, jij typt het over in een spreadsheet, dan weer in je CRM, dan stuur je een bevestiging. Elk van die stappen is foutgevoelig en tijdrovend. Dit is bijna altijd volledig automatiseerbaar.
Welkomstmails, bevestigingen, herinneringen, opvolgingen. Als de inhoud 80-90% hetzelfde is en alleen persoonlijke details wisselen, is dat automatiseerbaar. Personalisatie kan mee: een goed systeem vult naam, bedrijf en context automatisch in. Ja = directe tijdsbesparing.
Wachten op een formulier, een goedkeuring, een document. Als dat wachten te vermijden is omdat je zelf de trigger kunt sturen (automatisch een herinnering, automatisch een verzoek), versnelt het het hele proces. Wachtprocessen zijn sterk kandidaat voor automatisering.
Leads in de inbox, omzet in Excel, taken in je hoofd, notities in WhatsApp. Als informatie verspreid staat over meerdere plekken, is dat niet alleen inefficiënt maar ook een risico. Automatisering brengt alles samen op één plek. Ja = een van de snelst te winnen verbeteringen.
De uitslag
0-1 keer ja: Waarschijnlijk niet de moeite waard om nu te automatiseren. Focus op andere processen.
2-3 keer ja: Er is potentieel. Een korte inventarisatie legt bloot hoeveel uur er te winnen is.
4-5 keer ja: Dit proces kost je nu aantoonbaar geld. Het is een sterke kandidaat voor automatisering.
Wat nu?
Loop deze vijf vragen langs voor de drie of vier processen die jou het meeste tijd kosten. De processen met de meeste ja-antwoorden zijn je startpunt.
Wil je dat ik met je meekijk? In een gratis gesprek benoem ik op basis van jouw situatie de drie processen met de hoogste tijdswinst, wat het oplevert en wat het kost. Geen verkooppraatje, gewoon een eerlijk antwoord.
Wil je weten wat bij jou automatiseerbaar is?
In 30 minuten brengen we samen in kaart welke processen in aanmerking komen, hoeveel uur dat oplevert en wat het kost. Gratis, zonder verplichtingen.
Plan gratis gesprek →