Hoeveel uur verlies jij per week aan handmatig werk? (Bereken het in 5 minuten)
De meeste ondernemers schatten hun tijdsverlies aan handmatig werk te laag in. Ze tellen de grote taken, maar vergeten de kleine tussenstapjes die elke dag een paar minuten kosten. Die tellen op tot iets verontrustends.
De berekening die de meeste mensen vermijden
Neem een pen en schrijf de vijf meest herhalende taken in je bedrijf op. Niet de projecten, maar de administratieve taken die elke week terugkomen. Hoeveel minuten kost elke taak?
Een voorbeeld van een typisch B2B dienstverlener:
Zeven uur per week. Dat is bijna één volledige werkdag. Per jaar: meer dan 350 uur. Of 43 volledige werkdagen die je kwijt bent aan werk dat geen directe waarde toevoegt aan je klanten.
De verborgen vermenigvuldiger
Het wordt erger als je de opportuniteitskosten meerekent. Elke uur die je kwijt bent aan administratie, is een uur die je niet besteedt aan:
- Nieuwe klanten binnenhalen
- Bestaande klanten beter bedienen
- Je dienstverlening verbeteren
- Rust en herstel (ook dat heeft economische waarde)
Als jouw uurtarief €100 is, kost die zeven uur per week je niet €350 maar €700, want dat is wat je had kunnen verdienen als je die uren declarabel had kunnen besteden.
De rekensom: 7 uur/week × €100 uurtarief × 46 werkweken = €32.200 per jaar aan gemiste omzet, of €16.100 aan werkelijke kosten. Voor werk dat geautomatiseerd kan worden.
Waar de tijd echt naartoe gaat
Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat kenniswerkers gemiddeld 19% van hun werktijd besteden aan het zoeken naar en verzamelen van informatie, en 14% aan interne communicatie over routinetaken. Dat is een derde van de werkweek.
Automatisering haalt die taken weg. Niet alles, maar een groot deel. De taken die elke keer dezelfde stappen vereisen, die dezelfde informatie gebruiken, die altijd in dezelfde volgorde plaatsvinden. Dat zijn de taken die weg kunnen.
Hoe je dit aanpakt
Stap één: maak de lijst. Schrijf alle herhalende taken op, met de geschatte tijd per keer en frequentie per week. Voeg alles op.
Stap twee: kijk welke taken een vaste input hebben en een voorspelbare output. Die zijn het meest geschikt voor automatisering.
Stap drie: prioriteer op tijdsinvestering. Begin met de taak die het meeste tijd kost, niet met de makkelijkste.
Wil je weten welke taken in jouw bedrijf het meest geschikt zijn? Gebruik de 5-vragen-test om automatiseerbaarheid te bepalen.
Wil je weten wat jouw lijst oplevert?
In een gratis gesprek maken we de berekening samen. Wat loopt er handmatig, hoeveel kost het, en wat is er te doen?
Plan gratis gesprek →